Politique sur la protection des renseignem­ents personnels

Dufour Mottet Avocats, s.e.n.c.r.l. («DMA») reconnaît l’importance qu’il convient d’accorder à la protection des renseignements personnels et au droit à la vie privée d’une personne. La présente politique définit le cadre des politiques et des procédures de DMA en matière de collecte, d’utilisation, de conservation et de communication des renseignements personnels concernant ses clients et d’autres personnes, et s’ajoute, le cas échéant, à nos obligations professionnelles de confidentialité et de secret professionnel de l’avocat. La présente politique de confidentialité ne s’applique pas aux renseignements personnels des candidats ou de nos employés, de nos associés ou de notre personnel contractuel, lesquels sont traités séparément.

Nos politiques et procédures de confidentialité s’appliquent uniquement aux renseignements personnels concernant des personnes identifiables. Elles ne s’appliquent pas aux renseignements commerciaux. Les renseignements personnels ne comprennent pas le nom, le titre, l’adresse ou le numéro de téléphone professionnel d’un employé d’une organisation. Dans le cadre de la présente politique, le terme «clients» inclut tous les clients actuels, anciens et éventuels.

Renseignements personnels que DMA peut demander:

• les nom et coordonnées;
• les date de naissance, numéro d’assurance social et autre renseignements semblables;
• les renseignements financiers;
• les renseignements relatifs aux questions de droit liées à un client;
• les renseignements sur autrui recueillis dans le cadre de la représentation d’un client, à savoir des employés d’un client, d’autres parties engagées dans une opération ou une poursuite, ou des témoins;
• les renseignements sur les visiteurs de nos bureaux;
• les renseignements que vous nous avez autorisés à recueillir de vous ou que nous sommes autrement autorisés à recueillir en vertu de la loi.

Méthode pour recueillir les renseignements personnels:

Nous recueillons uniquement vos renseignements personnels de façon honnête et licite et seulement avec votre consentement ou lorsque la loi l’exige ou le permet. Dans la mesure du possible et s’il y a lieu, nous recueillons vos renseignements personnels directement auprès de vous ou auprès de personnes que vous avez choisies pour nous fournir vos renseignements personnels. Parfois, nous pouvons recueillir des renseignements vous concernant auprès d’autres sources comme des institutions financières, des compagnies d’assurance, des agents immobiliers lors d’une opération immobilière, des témoins dans le cadre de litiges, d’autres parties engagées dans votre opération ou dossier, des organismes ou des registres gouvernementaux, des employeurs (si nous agissons pour votre compte à la demande de votre employeur), des comptables ou d’autres conseillers professionnels et des bureaux de crédit.

Fins pour lesquelles nous utilisons vos renseignements:

• fournir des services juridiques et connexes;
• effectuer des recherches de conflits afin de déterminer si nous pouvons vous représenter;
• administrer les comptes clients;
• respecter nos obligations juridiques et professionnelles, notamment les règles sur l’identification et la vérification de l’identité des clients ainsi que les autres exigences du Barreau du Québec;
• gérer nos activités, y compris dans le cadre de l’exécution de nos obligations contractuelles et de la vérification de nos activités;
• détecter et prévenir la négligence, la fraude et le vol;
• évaluer le degré de satisfaction des clients;
• vous fournir des renseignements sur nos services et sur l’évolution du droit, vous inviter à nos activités et communiquer avec vous en général;
• veiller à la sécurité et à mettre en place des mesures d’urgence (pour les visiteurs de nos bureaux).

Communication de vos renseignements personnels

Sous réserve du respect de nos obligations professionnelles de confidentialité, DMA ne communique vos renseignements personnels qu’aux fins liées à notre prestation de services auprès de vous ou avec votre consentement exprès ou si la loi l’exige ou l’autorise. Par exemple, nous pouvons divulguer vos renseignements :

• lorsque leur communication à des tiers nous aide à vous fournir les services juridiques que vous avez demandés, notamment à engager des témoins experts, à faire appel aux services d’autres cabinets d’avocats ou d’autres professionnels à votre demande et à fournir des renseignements aux prêteurs dans le cadre d’opérations d’hypothèque immobilière;
• lorsque cela est nécessaire pour recouvrer des comptes en souffrance ou évaluer l’admissibilité au crédit;
• lorsque cela est nécessaire pour se conformer aux ordonnances du tribunal, aux dispositions de la réglementation (y compris les règles du Barreau du Québec) ou répondre à nos besoins en matière d’assurance;
• lorsque nous croyons raisonnablement que le tiers demandant vos renseignements personnels est votre mandataire.

De plus, nous pouvons communiquer vos renseignements personnels à des tiers si nous faisons l’objet d’une fusion ou d’une restructuration. Nous pouvons divulguer vos renseignements personnels avant et après une opération. Toutefois, si l’opération a eu lieu, nous demanderons au tiers de fournir un niveau comparable de protection de vos renseignements personnels. Si l’opération n’a pas eu lieu, nous lui demanderons de détruire de façon sécuritaire tous les documents contenant vos renseignements personnels ou de nous les retourner.

Consentement

Nous pouvons obtenir votre consentement pour recueillir, utiliser et communiquer vos renseignements personnels soit expressément, aux fins indiquées, soit implicitement, lorsque les fins sont indiquées par les circonstances pertinentes ou qu’elles découlent logiquement des autres fins indiquées. En nous fournissant des renseignements personnels, vous consentez à la collecte, à l’utilisation et à la communication des renseignements relatifs à la prestation de nos services, à la gestion de notre relation avec vous, à l’administration de nos activités, et ce, dans la mesure permise ou requise par la loi, conformément à la présente politique de confidentialité.

Conformément à la loi, nous demandons votre consentement avant d’utiliser vos renseignements personnels à des fins autres que celles visées par votre consentement initial. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment, sous réserve de restrictions juridiques et contractuelles et d’un préavis raisonnable. Veuillez noter, cependant, que le retrait du consentement pourrait nuire à notre capacité de vous servir et de maintenir notre relation.

Mise à jour des renseignements

Puisque vos renseignements peuvent nous servir à vous fournir des services juridiques, il est important que ceux-ci soient exacts et à jour. Veuillez nous informer si l’un de vos renseignements change pour que nous puissions apporter les modifications nécessaires.

Sécurité de vos renseignements personnels

Nous avons mis en place des politiques et des procédures pour protéger vos renseignements personnels contre la perte, l’accès non autorisé, les modifications ou la communication. De plus, nos locaux sont sécurisés et nous avons adopté des mesures de protection technologiques, comme des logiciels de sécurité, des mots de passe et des pare-feu pour empêcher l’accès non autorisé aux ordinateurs.

Veuillez noter qu’aucun mode de transmission ou de stockage de renseignements n’est entièrement sécurisé. Bien que nous prenions les mesures nécessaires pour protéger vos renseignements personnels, ceux-ci peuvent quand même être perdus, interceptés ou utilisés à mauvais escient. Nous pouvons échanger des versions électroniques de documents et des courriels avec vous en utilisant un logiciel de commerce vulnérable aux attaques de virus et d’autres programmes électroniques destructeurs. Nous ne pouvons pas garantir que toutes les communications et tous les documents envoyés par courriel seront reçus ou que de tels communications et documents seront toujours exempts de virus. Nous n’offrons aucune garantie à l’égard de l’intégrité ou de la sécurité des communications électroniques entre nous et vous consentez à notre échange de communications électroniques, notamment de documents confidentiels non chiffrés.

Stockage de vos renseignements personnels

DMA conserve les renseignements personnels recueillis aussi longtemps que cela s’avère nécessaire pour la conduite de ses activités et pour la réalisation des fins déterminées, tant qu’il est raisonnable de le faire à des fins de service à la clientèle, à des fins juridiques ou à des fins commerciales. La durée de conservation dépend du service et de la nature de ces renseignements.

À l’expiration de cette période, les renseignements seront détruits, effacés ou dépersonnalisés.

Nous ne prenons toutefois aucun engagement de conserver les renseignements recueillis pour une période déterminée sauf lorsque requis par la loi ou la réglementation applicable.

Selon la nature des renseignements personnels, ceux-ci peuvent être conservés aux bureaux de DMA, dans divers systèmes informatiques de DMA ou de ses fournisseurs de services ou dans les installations d’entreposage de DMA ou de ses fournisseurs de services.

Dans certains cas, nous pouvons faire affaire avec des fournisseurs de services externes qui pourraient conserver des renseignements personnels à l’extérieur du Québec. DMA prend des mesures raisonnables pour s’assurer que de tels fournisseurs externes s’engagent à traiter les renseignements personnels détenus par DMA conformément à la présente politique et à la loi applicable.

1. DMA a conclu des entente avec ses fournisseurs de services afin de s’assurer que:

2. les renseignements soient conservés de façon strictement confidentielle;

3. les renseignements ne soient pas communiqués à tout tiers sans votre autorisation préalable; et

4. soient mises en place des mesures de sécurité devant protéger les renseignements contre la perte ou le vol ainsi que contre la consultation, la communication, la copie ou l’utilisation ou la modification non autorisée.

Renseignements communiqués aux fournisseurs de services

Lorsque nous communiquons vos renseignements personnels à un tiers en vue de la prestation de services administratifs et autres, nous prenons les mesures qui s’imposent pour veiller à ce que le tiers utilise seulement vos renseignements personnels dans le cadre des services que nous avons mentionnés. La nature de nos activités nous oblige parfois à recourir aux services de fournisseurs de services administratifs qui peuvent être situés dans d’autres provinces, aux États Unis ou ailleurs à l’étranger. Par conséquent, vos renseignements personnels peuvent être transférés à l’extérieur du Québec et, le cas échéant, seront assujettis aux exigences juridiques applicables dans ces provinces et pays étrangers, y compris les exigences locales de communiquer des renseignements aux tribunaux, à la police et aux autorités nationales de sécurité.

Si vous souhaitez obtenir plus d’information sur nos politiques et nos procédures relatives en matière de communication et de traitement des renseignements à l’extérieur du Canada, veuillez communiquer avec notre agent de la protection de la vie privée de l’une des façons indiquées ci-après à la rubrique « Questions ou préoccupations ».

Accès à vos renseignements personnels

Vous pouvez demander l’accès à tous les renseignements vous concernant. Vous pouvez également demander comment nous les avons recueillis, comment nous les utilisons et à qui nous les avons communiqués. Votre demande d’accès doit être faite par écrit et envoyée à votre avocat de DMA ou à notre agent de la protection de la vie privée. Nous accusons réception de votre demande par écrit. Nous pouvons vous demander de nous fournir des renseignements pour nous permettre de confirmer votre identité avant de vous fournir les renseignements que vous avez demandés. De façon générale, l’accès est fourni gratuitement, mais, si vous demandez une copie ou une transmission de vos renseignements, nous pourrions exiger des frais raisonnables. Nous vous informerons du montant à l’avance et vous donnerons la possibilité de retirer votre demande. Nous vous donnerons accès à vos renseignements dans les 30 jours suivant la réception de votre demande ou vous fournirons un avis écrit pour vous aviser qu’un délai supplémentaire est nécessaire pour y répondre.

Dans certains cas, nous pourrions être incapables de vous donner accès aux renseignements vous concernant, en totalité ou en partie. Si nous en sommes incapables ou si la loi ne nous le permet pas, nous vous fournirons une explication et indiquerons les autres mesures qui sont à votre disposition.

Modification de la présente politique de confidentialité

Nous passons régulièrement en revue nos politiques et nos procédures en matière de confidentialité. Par conséquent, nous pouvons modifier la présente politique de confidentialité de temps à autre. La version la plus récente de notre politique de confidentialité sera affichée sur notre site Internet. En dépit des modifications apportées à notre politique de confidentialité, nous utiliserons vos renseignements personnels uniquement aux termes de la version de la politique de confidentialité en vigueur au moment où vous avez fourni vos renseignements ou comme l’exige ou le permet par ailleurs la loi, sauf si vous avez expressément consenti à ce que l’on fasse autrement.

Lois applicables

Le traitement des renseignements personnels est régi par des lois applicables dans différentes juridictions. La présente politique relative à la vie privée et toutes les opérations y afférentes sont régies par les lois de la province de Québec et les lois du Canada applicables et doivent être interprétées conformément à ces lois.

Questions ou préoccupations

Si vous avez des questions ou des préoccupations ou si vous souhaitez obtenir plus de renseignements sur nos politiques et nos procédures en matière de renseignements personnels ou si vous souhaitez accéder à vos renseignements personnels ou modifier tout consentement concernant l’utilisation ou la communication de vos renseignements personnels, veuillez communiquer avec notre agent de la protection de la vie privée à l’adresse indiquée ci-après ou avec votre avocat de DMA. Nous prenons toutes les préoccupations concernant la protection des renseignements personnels au sérieux. Nous examinerons chacune des préoccupations soulevées et chercherons à les résoudre dans un délai raisonnable.

Responsable de la protection de la vie privée: Mélanie Dion, contrôleure

Téléphone : 450-688-3931

Télécopieur : 450-686-6964

Courriel : mdion@dmalegal.com